TUGAS 4 APSI (Seleksi dan Manajemen Proyek)

 Seleksi dan manajemen proyek merupakan 2 aspek vital dalam kesuksesan pengelolaan proyek. Seleksi proyek melibatkan identifikasi dan pemilihan proyek yang akan dijalankan, sedangkan manajemen proyek melibatkan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian aktivitas proyek yang dipilih.

Rincian mengenai keduanya dapat dilihat sebagai berikut:

Seleksi Proyek:

a. Identifikasi Proyek:

Proses pengenalan dan penilaian berbagai proyek yang mungkin dilakukan oleh organisasi. Hal ini melibatkan pemahaman kebutuhan organisasi, peluang bisnis, dan tantangan yang dihadapi.

Identifikasi proyek dapat dilakukan melalui berbagai cara, seperti survei pasar, permintaan dari pemangku kepentingan, analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), dan pemetaan strategi bisnis organisasi.

b. Penilaian Proyek:

Setelah proyek diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah mengevaluasi kelayakan proyek. Penilaian ini dilakukan untuk memastikan bahwa proyek yang dipilih memenuhi kriteria tertentu dan memberikan nilai tambah bagi organisasi.

Penilaian proyek melibatkan beberapa faktor, seperti kelayakan teknis (apakah teknologi dan sumber daya yang dibutuhkan tersedia?), kelayakan keuangan (apakah proyek dapat memberikan pengembalian investasi yang memadai?), kelayakan operasional (apakah organisasi memiliki kemampuan dan sumber daya untuk menjalankan proyek?), kelayakan strategis (apakah proyek sejalan dengan tujuan strategis organisasi?), dan analisis risiko (identifikasi dan evaluasi risiko yang terkait dengan proyek).

Berbagai metode seperti analisis cost-benefit, analisis kepekaan, dan analisis ROI (Return on Investment) dapat digunakan dalam penilaian proyek.

c. Prioritisasi Proyek:

Setelah proyek dinilai, langkah selanjutnya adalah memprioritaskan proyek-proyek yang diusulkan. Prioritas dapat ditentukan berdasarkan sejumlah faktor seperti urgensi, pentingnya bagi organisasi, ketersediaan sumber daya, dan keterkaitan dengan strategi bisnis organisasi.

Matriks prioritas, analisis SWOT, atau pemodelan skenario dapat digunakan untuk membantu dalam proses pengambilan keputusan dan penentuan prioritas proyek.

Manajemen Proyek:

a. Perencanaan Proyek:

Perencanaan proyek adalah tahap awal dalam manajemen proyek di mana tujuan proyek ditetapkan, cakupan pekerjaan ditentukan, sumber daya yang dibutuhkan diidentifikasi, dan jadwal proyek disusun.

Perencanaan proyek meliputi pengumpulan persyaratan, pengidentifikasian tugas-tugas yang harus diselesaikan, penentuan prioritas, alokasi sumber daya, pengembangan jadwal, dan penentuan metrik pengukuran kinerja.

Rencana proyek yang komprehensif mencakup rencana manajemen risiko, rencana komunikasi, rencana pengadaan, dan rencana manajemen perubahan.

b. Pelaksanaan Proyek:

Pelaksanaan proyek melibatkan implementasi rencana proyek yang telah disusun. Ini melibatkan koordinasi tim, penugasan tugas, pelaksanaan aktivitas proyek, dan pengelolaan sumber daya.

Manajer proyek bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pekerjaan dilakukan sesuai dengan rencana, memonitor kemajuan proyek, memfasilitasi komunikasi antar tim, dan mengatasi hambatan yang mungkin muncul selama pelaksanaan proyek.

c. Pengendalian Proyek:

Pengendalian proyek adalah proses pemantauan dan pengaturan kemajuan proyek untuk memastikan bahwa proyek tetap berada pada jalur yang benar. Hal ini melibatkan pemantauan kinerja, pengukuran terhadap rencana, identifikasi dan penyelesaian masalah, serta pengendalian perubahan yang mungkin terjadi.

Manajer proyek menggunakan alat pengendalian seperti grafik Gantt, analisis Earned Value, dan rapat rutin untuk memastikan bahwa proyek tetap pada jalurnya, mengatasi hambatan yang timbul, dan mengelola risiko yang terkait.

d. Penutupan Proyek:

Setelah semua pekerjaan selesai, proyek harus ditutup secara formal. Langkah-langkah penutupan proyek termasuk menyelesaikan dokumentasi proyek, meninjau keberhasilan proyek, mengidentifikasi pelajaran yang dapat dipetik, dan menyerahkan hasil proyek kepada pihak yang relevan.

Evaluasi pasca proyek juga dapat dilakukan untuk mengevaluasi kinerja proyek dan memperbaiki proses manajemen proyek di masa depan.

Hal-hal di luar teknis deperti komunikasi efektif, kolaborasi tim yang baik, manajemen risiko yang cermat, dan penggunaan alat bantu manajemen proyek yang tepat akan membantu meningkatkan peluang kesusksesan proyek.

https://fajarbaskoro.blogspot.com/2018/10/apsi-seleksi-dan-manajemen-proyek.html